Nội dung chuyển khoản là gì và ghi sai có sao không?

Có rất nhiều anh chị chủ hộ kinh doanh, chủ doanh nghiệp xem phần ghi chú khi gửi tiền chỉ là một bước phụ cho xong chuyện. Nhưng với những người làm kinh doanh, việc hiểu rõ nội dung chuyển khoản là gì lại quyết định trực tiếp đến tốc độ xử lý đơn hàng và độ an toàn của dòng tiền. Hôm nay chúng tôi sẽ giải đáp và hướng dẫn cách ghi nội dung chuyển khoản để tránh rủi ro thủ tục và pháp lý.

Nội dung chuyển khoản là gì? Vai trò ra sao?

Nội dung chuyển khoản là phần thông tin bằng chữ hoặc số do người chuyển tiền tự viết vào khi thực hiện một giao dịch ngân hàng.

Khi cơ quan quản lý hoặc kế toán kiểm tra dòng tiền, câu hỏi đặt ra về nội dung chuyển khoản là gì?

Đó là đoạn nội dung đối chiếu giữa dòng tiền thực tế trên tài khoản và hóa đơn chứng từ đã phát hành xem chúng có khớp nhau hay không. Nếu giống, việc ghi nhận doanh thu và khấu trừ thuế diễn ra rất thuận lợi. Nếu lệch, anh chị lại mất rất nhiều thời gian với các thủ tục pháp lý để giải trình nguồn tiền.

Những rủi ro thực tế khi người chuyển ghi sai thông tin

Hệ thống ngân hàng hiện nay đều có bộ lọc tự động quét thông tin giao dịch. Khách hàng vô tình điền từ ngữ nhạy cảm, đùa cợt hay thuật ngữ cấm, lệnh chuyển tiền sẽ bị hệ thống chặn lại ngay lập tức để tra soát. Lúc đó tiền bị treo, cả người gửi lẫn người nhận đều sốt ruột.

Nỗi đau phổ biến hơn với các chủ shop chưa kiểm soát chặt nội dung chuyển khoản là gì nằm ở thói quen của khách hàng. Khách thích ghi gì thì ghi: ghi tên cá nhân, viết tắt khó hiểu, hoặc quên sạch mã đơn.

Kết quả là ting ting tiền đã về tài khoản, nhưng nhân viên không biết tiền này của ai để xuất hàng đi. Đơn hàng bị nghẽn lại, khách thì giục, còn anh chị thì phải ngồi rà từng dòng sao kê rất mệt mỏi.

Cú pháp chuẩn cho các luồng thanh toán bán lẻ và nhập hàng

Để nhân viên và kế toán nhìn vào là biết tiền của ai ngay lập tức, anh chị nên quy định khách chuyển theo ba nguyên tắc: ngắn gọn, không dấu và đúng mã định danh.

• Giao dịch nhập hàng và B2B: Sử dụng cấu trúc [TÊN ĐƠN VỊ] thanh toan [SỐ HỢP ĐỒNG HOẶC SỐ HOÁ ĐƠN].
• Giao dịch bán lẻ: Áp dụng cú pháp [MÃ ĐƠN HÀNG] [SỐ ĐIỆN THOẠI]. Tiền về là nhân viên đối soát gạch nợ đóng gói hàng gửi đi ngay.

Nhưng đối với giao dịch bán lẻ, việc để khách hàng tốn thời gian nhập nội dung chuyển khoản sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới trải nghiệm mua hàng. Hiện nay, trên thị trường đã có các dòng sản phẩm giúp chủ hộ kinh doanh giải quyết bài toán này hiệu quả nhất.

Tự động hóa nội dung thanh toán bằng giải pháp của Tingee

Nhiều chủ kinh doanh hiện nay chuyển hẳn sang dùng mã Dynamic QR (QR động). Với hạ tầng Cổng thanh toán và Open API của Tingee, mỗi đơn hàng khi tạo ra sẽ đi kèm một mã QR động riêng biệt. Mã này đã nhúng sẵn số tiền chính xác và mã đơn hàng cố định bên trong. Khách chỉ cần đưa máy lên quét và bấm chuyển, không thể chỉnh sửa hay gõ sai thông tin được nữa.

Ngay khi tiền về tài khoản ngân hàng chính chủ của anh chị, hệ thống Tingee tự động gửi tín hiệu gạch nợ trên phần mềm bán hàng trong tích tắc. Ở quầy thu ngân, Loa Tingee Box lập tức phát âm thanh báo tiền về rõ ràng.

Từ đây, anh chị không còn phải bận tâm kiểm tra thủ công nội dung chuyển khoản là gì cho từng đơn lẻ, xóa bỏ hoàn toàn cảnh sót đơn hay nhầm lẫn dòng tiền.

Một dòng ghi chú chuẩn xác giúp bảo vệ an toàn cho dòng tiền và tiết kiệm hàng giờ đối soát mỗi ngày. Nhưng thay vì để nhân viên phải kiểm tra thủ công hay phụ thuộc vào sự cẩn thận của người chuyển, tự động hóa bằng Dynamic QR chính là giải pháp dứt điểm để vận hành thảnh thơi.

Để lại thông tin ngay bên dưới, đội ngũ chuyên gia của Tingee sẽ liên hệ tư vấn giải pháp tích hợp thanh toán và tự động gạch nợ phù hợp nhất cho mô hình kinh doanh của anh chị.